क्या आपने कभी स्कूल के नोटिस बोर्ड पर लगी उस सूचना को देखा है जो बताती है कि कल स्कूल में क्या खास होने वाला है? या फिर मोहल्ले के बोर्ड पर लगी वह सूचना जो कहती है कि आज पानी नहीं आएगा? ये सब सूचना लेखन के उदाहरण हैं। सूचना लिखना एक ऐसी कला है जो थोड़े शब्दों में बहुत कुछ कह देती है।
✅ उपयुक्त कक्षाएँ: कक्षा 6–7 (प्रारंभिक) | कक्षा 8 (स्वरूप सीखना) | कक्षा 9–10 (विविध प्रकार)
1. सूचना लेखन: एक परिचय
सूचना लेखन यानी नोटिस राइटिंग (Notice Writing) वह कौशल है जिसमें हम किसी महत्वपूर्ण जानकारी, घोषणा या सूचना को संक्षिप्त, स्पष्ट और आकर्षक ढंग से लिखते हैं ताकि अधिक से अधिक लोगों तक वह जल्दी पहुँच सके। यह आमतौर पर स्कूल, कॉलेज, कार्यालय या सार्वजनिक स्थानों के लिए लिखी जाती है। एक अच्छी सूचना पढ़ने वाले का ध्यान तुरंत खींचती है और उसे पूरी जानकारी दे देती है।
सोचिए, आपके स्कूल में कल एक विशेष स्वास्थ्य जाँच शिविर है। स्कूल प्रबंधन को सभी छात्रों और अभिभावकों को यह बताना है। वे एक सूचना तैयार करेंगे जिसमें कार्यक्रम का नाम, तिथि, समय, स्थान और जरूरी निर्देश होंगे। यह सूचना संक्षिप्त होगी लेकिन सभी जरूरी बातें कह देगी। इसे स्कूल के नोटिस बोर्ड पर लगाया जाएगा और छात्र अपने डायरी में भी लिखेंगे। यही सूचना लेखन है।
2. परिभाषा
परिभाषा: सूचना लेखन (Notice Writing) एक संक्षिप्त और औपचारिक लेखन है जिसके द्वारा किसी संस्था, विद्यालय या समूह की ओर से लोगों के एक बड़े वर्ग को कोई महत्वपूर्ण सूचना, घोषणा या निर्देश दिया जाता है। यह तथ्यात्मक, स्पष्ट और लक्षित होती है तथा इसमें निश्चित प्रारूप का पालन किया जाता है।
3. सूचना की पहचान
आप कैसे पहचानेंगे कि कोई लेखन सूचना है? इन विशेषताओं को देखें:
- शीर्षक (Heading): हर सूचना के ऊपर बड़े अक्षरों में "सूचना" या "NOTICE" लिखा होता है।
- संक्षिप्तता: सूचना हमेशा संक्षिप्त और सीधी होती है। इसमें लंबी कहानी या व्यक्तिगत विचार नहीं होते।
- तिथि: सूचना लिखने की तिथि जरूर दी जाती है, क्योंकि अक्सर सूचना का समय से संबंध होता है।
- मुख्य बिंदु: इसमें केवल जरूरी बातें ही लिखी जाती हैं - क्या, कब, कहाँ, किसके लिए और क्यों।
- हस्ताक्षर और पदनाम: सूचना के अंत में जारीकर्ता का नाम, पदनाम और हस्ताक्षर होता है।
4. सूचना लेखन का पूरा प्रारूप
सूचना लिखने का एक निश्चित और आसान प्रारूप होता है। इन भागों को क्रम से लिखना जरूरी है:
| क्रम | भाग का नाम | क्या लिखें? (उदाहरण सहित) | स्थान/नियम |
|---|---|---|---|
| 1 | शीर्षक (HEADING) |
सबसे ऊपर बड़े अक्षरों में "सूचना" या "NOTICE" लिखें। | पृष्ठ के बीच में या बाएँ ओर। |
| 2 | तिथि (DATE) |
सूचना लिखने की तारीख। उदा.: 15 मार्च, 2024 |
शीर्षक के दाएँ ओर या नीचे बाएँ ओर। |
| 3 | विषय/शीर्षक (SUBJECT/CAPTION) |
सूचना का मुख्य विषय एक वाक्य में। उदा.: वार्षिक खेल दिवस के संबंध में। |
तिथि के ठीक नीचे, बाएँ ओर से शुरू। |
| 4 | सूचना का मुख्य भाग (BODY) |
सभी जरूरी जानकारी सरल वाक्यों में। जवाब दें: क्या? कब? कहाँ? किसके लिए? क्यों? |
विषय के ठीक नीचे, एक पंक्ति छोड़कर। |
| 5 | समापन (CONCLUSION) |
अंतिम निर्देश या आह्वान। उदा.: सभी छात्रों से अनुरोध है कि वे समय पर उपस्थित हों। |
मुख्य भाग के बाद। |
| 6 | हस्ताक्षर एवं पदनाम (SIGNATURE & DESIGNATION) |
जारीकर्ता का नाम और पद। उदा.: (हस्ताक्षर) राजेश कुमार प्रधानाचार्य |
सूचना के बाएँ ओर नीचे की तरफ। |
5. मुख्य भाग लिखने का तरीका
सूचना का मुख्य भाग सबसे महत्वपूर्ण होता है। इसे लिखते समय इन पाँच प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए:
1. क्या (What): कौन सा कार्यक्रम या घटना है?
2. कब (When): तारीख और समय क्या है?
3. कहाँ (Where): स्थान क्या है?
4. किसके लिए (For Whom): यह सूचना किन लोगों के लिए है?
5. क्यों/कैसे (Why/How): कोई विशेष निर्देश या जानकारी?
उदाहरण: "विद्यालय का वार्षिक खेल दिवस 25 मार्च, 2024 को प्रातः 9 बजे से विद्यालय मैदान में आयोजित किया जाएगा। सभी छात्र-छात्राओं को खेल वेशभूषा (सफेद टी-शर्ट व नेवी ब्लू शॉर्ट्स) में समय पर उपस्थित होना अनिवार्य है।"
6. एक अच्छी सूचना लिखने के चरण
परीक्षा में या वास्तव में सूचना लिखते समय इन चरणों का पालन करें:
- प्रारूप तैयार करें: कागज पर हल्के से शीर्षक, तिथि, विषय आदि के लिए जगह बना लें।
- मुख्य जानकारी एकत्र करें: सोचें: क्या बताना है? कब है? कहाँ है? किसके लिए है? कोई खास निर्देश?
- विषय/शीर्षक लिखें: एक ऐसा शीर्षक लिखें जो पूरी सूचना का सार बता दे। जैसे: "पुस्तकालय समय परिवर्तन के संबंध में।"
- मुख्य भाग लिखें: सरल और स्पष्ट वाक्यों में सारी जानकारी दें। बिना जरूरत के शब्द न लिखें।
- भाषा का ध्यान रखें: भाषा सरल, औपचारिक और सीधी हो। "कृपया", "अनुरोध है" जैसे विनम्र शब्दों का प्रयोग करें।
- हस्ताक्षर और पदनाम: अंत में सही पदनाम के साथ हस्ताक्षर का प्रारूप दें।
- पुनः पढ़ें: एक बार पूरी सूचना पढ़ें। क्या सारी जरूरी बातें आ गई हैं? कहीं गलती तो नहीं है?
7. सामान्य गलतियाँ और सावधानियाँ
सूचना लिखते समय छात्र अक्सर ये गलतियाँ करते हैं। इनसे बचें:
- "सूचना" शीर्षक भूल जाना: सबसे ऊपर "सूचना" या "NOTICE" लिखना न भूलें। यह सूचना की पहचान है।
- तिथि न लिखना: सूचना बिना तिथि के अधूरी रह जाती है। हमेशा तिथि लिखें।
- बहुत लंबी सूचना: सूचना संक्षिप्त होनी चाहिए। लंबे-लंबे वाक्य और अनावश्यक विवरण न लिखें।
- अपूर्ण जानकारी: सूचना में सभी जरूरी बातें (तारीख, समय, स्थान) न देना। पढ़ने वाला भ्रमित हो जाएगा।
- हस्ताक्षर/पदनाम भूल जाना: सूचना के अंत में जारीकर्ता का नाम और पद जरूर लिखें। बिना इसके सूचना अधूरी मानी जाती है।
- भाषा में अनौपचारिकता: "अरे यार", "प्लीज आ जाना" जैसे अनौपचारिक शब्द न लिखें। भाषा सरल लेकिन औपचारिक हो।
8. परीक्षा उपयोगी तथ्य
- परीक्षा में अक्सर दिए गए संकेत बिंदुओं (Hints) के आधार पर सूचना लिखने को कहा जाता है। सभी बिंदुओं को सूचना में शामिल करना जरूरी है।
- शब्द सीमा का ध्यान रखें (आमतौर पर 40-50 शब्द)। सूचना जितनी संक्षिप्त और स्पष्ट होगी, उतने अधिक अंक मिलेंगे।
- सूचना का विषय/शीर्षक (Subject) लिखना न भूलें। यह सूचना का सार बताता है और अंक निर्धारण में महत्वपूर्ण होता है।
- परीक्षा में सूचना किसी व्यक्ति विशेष के लिए नहीं, बल्कि समूह या सभी के लिए होती है। जैसे: "सभी छात्रों के लिए सूचना", "निवासियों के लिए सूचना"।
- प्रारूप के लिए अलग से अंक निर्धारित होते हैं (शीर्षक, तिथि, हस्ताक्षर आदि)। इसलिए प्रारूप को सही लिखना जरूरी है।
9. 🎯 सूचना लेखन की चुनौती
नीचे दी गई परिस्थितियों के अनुसार पूर्ण सूचना लिखने का अभ्यास करें। अपना उत्तर लिखने के बाद "उत्तर देखें" बटन दबाकर नमूना सूचना देख सकते हैं।
1. प्रश्न: आपके विद्यालय में पुस्तक मेले का आयोजन होने वाला है। विद्यालय के प्रधानाचार्य की ओर से एक सूचना लिखिए।
संकेत: तारीख: 20 अप्रैल, समय: सुबह 9 से दोपहर 2 बजे तक, स्थान: विद्यालय सभागार, विशेष: कक्षा 6 से 8 के छात्रों के लिए अनिवार्य।
सभी छात्र-छात्राओं, अभिभावकों तथा शिक्षकों को सूचित किया जाता है कि विद्यालय में वार्षिक पुस्तक मेला 20 अप्रैल, 2024 को सुबह 9 बजे से दोपहर 2 बजे तक विद्यालय सभागार में आयोजित किया जाएगा।
इसमें विभिन्न प्रकाशकों की शैक्षणिक, साहित्यिक एवं ज्ञानवर्धक पुस्तकें उपलब्ध होंगी। कक्षा 6 से 8 के सभी छात्रों के लिए इस मेले में भाग लेना अनिवार्य है। अन्य कक्षाओं के छात्र एवं अभिभावक भी आमंत्रित हैं।
रमेश शर्मा
प्रधानाचार्य
राजकीय उच्चतर माध्यमिक विद्यालय
2. प्रश्न: आपके मोहल्ले की रेजिडेंट्स वेलफेयर एसोसिएशन की ओर से एक सूचना लिखिए कि मोहल्ले की सफाई अभियान रविवार को सुबह 7 बजे से होगी।
संकेत: तारीख: 28 अप्रैल (रविवार), इकट्ठा होने का स्थान: कॉलोनी पार्क, साथ लाना: झाड़ू, दस्ताने, कचरा बैग।
शांति नगर कॉलोनी के सभी निवासियों को सूचित किया जाता है कि मोहल्ले को स्वच्छ और सुंदर बनाने के लिए एक विशेष सफाई अभियान 28 अप्रैल, 2024 (रविवार) को प्रातः 7 बजे से आयोजित किया जा रहा है।
सभी निवासियों से अनुरोध है कि वे समय पर कॉलोनी पार्क में उपस्थित हों और अपने साथ झाड़ू, दस्ताने तथा कचरा बैग अवश्य लाएँ। युवाओं, महिलाओं तथा बच्चों से विशेष सहयोग की अपेक्षा है।
आइए, मिलकर अपने मोहल्ले को स्वच्छ बनाएँ।
सुरेश जैन
अध्यक्ष
शांति नगर रेजिडेंट्स वेलफेयर एसोसिएशन
3. प्रश्न: आपके विद्यालय के खेल शिक्षक की ओर से एक सूचना लिखिए कि विद्यालय का क्रिकेट मैच स्थगित कर दिया गया है।
संकेत: मैच: कक्षा 7 बनाम कक्षा 8, नई तारीख: 5 मई, कारण: बारिश की संभावना।
सभी खिलाड़ियों, शिक्षकों तथा छात्रों को सूचित किया जाता है कि कक्षा 7 एवं कक्षा 8 के बीच निर्धारित अंतर्विद्यालय क्रिकेट मैच, जो 3 मई, 2024 को आयोजित होना था, मौसम विभाग द्वारा भारी बारिश की चेतावनी के कारण स्थगित कर दिया गया है।
यह मैच अब 5 मई, 2024 को प्रातः 10 बजे से विद्यालय मैदान में खेला जाएगा। सभी खिलाड़ियों से अनुरोध है कि वे नई तिथि पर समय पर उपस्थित रहें।
विकास सिंह
खेल शिक्षक
राजकीय उच्चतर माध्यमिक विद्यालय
4. प्रश्न: विद्यालय के पुस्तकालयाध्यक्ष की ओर से एक सूचना लिखिए कि पुस्तकालय अगले सप्ताह बंद रहेगा।
संकेत: कारण: सालाना स्टॉक की गिनती, बंद रहेगा: 6 से 10 मई, फिर से खुलेगा: 13 मई से।
विद्यालय के सभी छात्र-छात्राओं तथा शिक्षकों को सूचित किया जाता है कि वार्षिक स्टॉक गणना एवं पुस्तकों के रखरखाव के कारण विद्यालय पुस्तकालय 6 मई से 10 मई, 2024 तक अस्थायी रूप से बंद रहेगा।
इस अवधि में कोई भी पुस्तक जारी नहीं की जाएगी और न ही कोई पुस्तक वापस ली जाएगी। पुस्तकालय पुनः 13 मई, 2024 से सामान्य समयानुसार खुला रहेगा।
कृपया इस असुविधा के लिए क्षमा करें।
अनिता देवी
पुस्तकालयाध्यक्ष
राजकीय उच्चतर माध्यमिक विद्यालय
5. प्रश्न: विद्यालय के सांस्कृतिक समिति के सचिव की ओर से एक सूचना लिखिए कि स्वतंत्रता दिवस समारोह के लिए कलाओं की प्रतियोगिता आयोजित की जाएगी।
संकेत: प्रतियोगिता: गायन, नृत्य, कविता पाठ, तारीख: 10 अगस्त, स्थान: सभागार, पंजीकरण: 5 अगस्त तक।
विद्यालय के सभी छात्र-छात्राओं को सूचित किया जाता है कि स्वतंत्रता दिवस के उपलक्ष्य में सांस्कृतिक प्रतियोगिता का आयोजन किया जा रहा है। प्रतियोगिता में गायन, नृत्य एवं कविता पाठ श्रेणियाँ शामिल हैं।
प्रतियोगिता 10 अगस्त, 2024 को प्रातः 10 बजे से विद्यालय सभागार में आयोजित की जाएगी। इच्छुक छात्र अपना पंजीकरण 5 अगस्त, 2024 तक सांस्कृतिक समिति के पास करवा सकते हैं। प्रत्येक प्रतिभागी को देशभक्ति की थीम पर ही प्रस्तुति देनी होगी।
नीति शर्मा
सचिव, सांस्कृतिक समिति
राजकीय उच्चतर माध्यमिक विद्यालय
10. सारांश
सूचना लेखन एक सरल लेकिन महत्वपूर्ण कौशल है जिसमें संक्षिप्तता, स्पष्टता और सही प्रारूप का विशेष महत्व है। एक अच्छी सूचना में "सूचना" शीर्षक, तिथि, विषय, सभी जरूरी जानकारी (क्या, कब, कहाँ, किसके लिए) और जारीकर्ता का हस्ताक्षर व पदनाम होना चाहिए। याद रखें, सूचना का उद्देश्य है - अधिक से अधिक लोगों को कम से कम शब्दों में सही जानकारी देना।
11. संबंधित विषय
लेखन कौशल को आगे बढ़ाएँ:
आगे पढ़ें: संदेश लेखन (Message Writing) - कक्षा 7-8 | विज्ञापन लेखन (Advertisement Writing) - कक्षा 8-10
📝 सूचना लेखन अभ्यास वर्कशीट
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